DSGVO – Sorgt für viel Verunsicherung; auch noch nach einem Jahr

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Blog Bild DSGVO

Was und in welchem Umfang soll ich für das Thema DSGVO in meinem Unternehmen betreiben? Diese Frage sorgt auch noch heute, nach fast einen Jahr DSGVO, für Verunsicherung in Betrieben. Die Praxis zeigt, dass es zwar vereinzelt Bußgeldstrafen wegen Verstößen gab, aber die große Klagewelle ausgeblieben ist.

Die DSGVO gibt vor, dass personenbezogene Daten umfangreich geschützt werden müssen. Dies teilt sich in folgende 5 Bereiche auf.

·        Einwilligung: Die Person muss Ihre Einwilligung für die Speicherung seiner personenbezogenen Daten geben.

·        Informationspflicht: Die Person muss darüber informiert werden, wie seine Daten gespeichert werden.

·        Auskunftsrecht: Die Person hat jederzeit das Recht, einen Ausdruck mit seinen gespeicherten Daten einzufordern.

·        Recht auf Datenübertragbarkeit: Die Person hat das Recht, seine gespeicherten Daten in maschinen-lesbaren Formaten einzufordern.

·        Recht auf vergessen werden: Die Person hat das Recht, dass seine Daten nach Aufforderung Langzeit gelöscht werden.

 

Unsere Empfehlung, beachten Sie diese 5 Bereiche und setzen Sie diese in einem vertretbaren Verhältnis um. Die TopM Softwarelösungen bieten Ihnen integrierte Funktionen, mit welchen Sie diese Bereiche optimiert organisieren können.

Ein möglicher Umfang könnte sein:

        Prüfen Sie welches Ihre aktiven Geschäftspartner sind und ob zu diesen Adressen personenbezogene Daten wie z.B. Ansprechpartner mit direkter Emailadresse gespeichert sind.

        Erstellen Sie an diese Personen automatisiert in den TopM Lösungen eine Einwilligungserklärung und versenden diese per Email zur Unterschrift.

        Diese unterschriebene Einwilligung archivieren Sie in der TopM Software und markieren den Ansprechpartner entsprechend.

        Aktivieren Sie die Funktion der Informationspflicht, sodass die TopM Software automatisiert an die Person Emails verschickt, sobald eine Änderung der gespeicherten Daten vorgenommen wird.

        Sollte sich eine Person auf das Auskunftsrecht, Recht auf Datenübertragbarkeit oder Recht auf Vergessenheit berufen, stehen hierfür ebenfalls integrierte Funktionen zur Verfügung, welche bei Bedarf ausgeführt werden können.  

Benötigen Sie weitere Unterstützung beim zielgerichteten Einsatz der DSGVO Funktionen in den TopM Softwarelösungen, steht Ihnen das TopM-Team selbstverständlich zur Verfügung.

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